Permite que você encontre documentos rapidamente sem deixar a sua mesa de trabalho. Papel e microfilme são lentos porque usuários devem ir até os arquivos e acessá-los manualmente.

Pode indexar documentos em várias diferentes maneiras simultaneamente. Indexar papel e microfilme em mais de uma maneira é inoportuno, caro e consome tempo.

GED podem recuperar arquivos por qualquer palavra no documento , recurso impossível com papel e microfilme.

Documentos escanerizados mantém-se nas suas pastas quando são visualizados, nenhum é perdido ou não localizado. Ainda mais , modelos de índice e buscas no texto completo podem localizar documentos se eles forem acidentalmente movimentados. Perdas de documentos são caras e consomem tempo para repor.

O risco de perda ou danificação de papel para documento eletrônico é reduzido com um sistema GED. Mantendo as versões de arquivos em sistemas GED, auxilia a proteger documentos em papel de serem sobrecarregados e mantém os documentos em um formato não proprietário.

Sistemas de GED fazem o compartilhamento de documentos facilitado entre colegas de trabalho e cliente pela mesma rede de computadores, por um CD ou pela WEB. Documentos de papel normalmente requerem uma fotocópia para serem compartilhados e microfilmes requerem conversões para papéis.

GED irá ajudar a recuperar valioso espaço físico no escritório eliminando as pilhas de papéis.

GED provém um fácil caminho para fazer um backup dos documentos que podem ser localizados fora do escritório. Papéis e cópias de documentos são caros e também vulneráveis a incêndios, enchentes e roubos.